关于做好2026年度及以前年度档案移交工作的通知

校内各机关职能部门、直属附属单位、二级学院（部）：

为规范学校档案管理工作，确保各类档案材料完整、系统、安全归档，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉纺织大学档案管理办法》及《武汉纺织大学档案分类、整理与编目细则》等有关规定，现启动2026年度及以前档案归档工作。请各部门档案员切实负起责任，严格按照通知要求，认真整理本单位形成的档案材料归档。现将有关事项通知如下：

一、归档范围

各部门归档范围详见学校档案馆网站"业务指导—归档范围"栏目《武汉纺织大学部门文件材料立卷归档范围和保管期限表》网址：https://dag.wtu.edu.cn/dp.jsp?urltype=tree.TreeTempUrl&wbtreeid=1009，请各部门在整理档案过程中对照条目逐项核查，做到应收尽收、应归尽归。任何部门及个人不得以任何理由拒绝归档或据为己有。

二、归档要求

（一）避免重复归档，明确归口责任。按照"谁牵头谁归档、谁主管谁归档"的原则进行归档，归口管理本部门在履职过程中形成的文件材料。具体归口要求如下：
1. 通过OA流转的校内文件、请示、报告、会议纪要、各类合同以及通过校办流转的校内外各类文件、批示等，统一由校办进行归档；
2. 教工科研项目、成果，由科发院通过科研管理系统进行审核归档；
3. 学生获省市级以上奖励的归档：奖项有学校归口管理部门的由归口管理部门归档（如挑战杯由校团委统一归档），奖项无学校归口管理部门的，由学生所在学院归档；
4. 同一项目涉及多个部门的，由牵头部门或业务主管部门归档，如：基建项目、党代会、教代会涉及的事项由相关部门分别向基建处、组织部、工会移交，再由基建处、组织部、工会整理后向档案馆移交；
5. 学校各部门的年度工作目标（工作计划）、年度工作总结由各部门提交发规处汇总，发规处连同部门年度考核结果向档案馆移交。
（二）严格归档质量。归档材料应为原件，有落款时间、加盖单位公章等重要信息；带附件的文件，正文与附件须齐全完整；请示与批复一并归档。复印件原则上不得归档，确需归档的应加盖本部门公章。归档材料应字迹清晰、用纸规范，无圈画修改、无金属物装订。整理档案材料时，原则上应按档案材料形成的时间先后排列整理。
（三）严格著录、分类标准。各部门须按照《武汉纺织大学档案分类、整理与编目细则》确定的著录、类目进行规范整理、著录、准确分类，不得随意更改类目设置，确保档案分类的科学性与规范性。部门档案管理员需在校园网内或VPN模式下通过学校门户网站登录档案文件审批系统，著录提交相关信息审批，相关要求如下：

1.各部门档案员登录学校档案文件审批系统（链接入口：dagl.wtu.edu.cn/file，账号密码同步学校统一身份认证），也可登录纺大一网通办，在公共服务中进入数字档案馆，选择档案文件审批系统进行档案材料录入。本系统仅适用于非涉密档案的提交，涉密档案、人事档案、学生档案按原模式进行管理。

2.系统著录时须严格规范填写各项信息：门类选择须依据《武汉纺织大学档案分类、整理与编目细则》准确选择，不得选错门类；题名须完整著录文件标题，不得简写或省略；文件有落款日期的，成文日期须按文件落款时间填写，文件无落款日期的，以文件最终定稿时间为成文日期；责任者与归档年度须正确理解、准确填写；上传电子档案须符合格式及清晰度要求。每卷（件）档案所著录项目应尽可能完整、详细、准确，不能简写、缩写。

3.纸质档案目录需按规范标准输入档案管理系统，有电子文稿的同步上传至系统。电子件原则上应为纸质件的PDF扫描件（或纸质件为PDF电子件的打印盖章原件），声像文件应为JPG、MP3、MP4格式，确保电子文件与纸质文件内容一致、同源对应。著录提交档案信息经档案馆审核合格后，方可打印卷内目录、移交目录，办理移交手续。

（四）系统对接档案同步归档。OA系统、教务系统、科研系统、学校官网等业务系统已与档案系统实现对接，上述系统中形成的电子文件将自动推送至档案管理系统归档。各部门须及时登录档案管理系统核对系统自动推送的归档条目，确认文件信息准确完整。凡系统对接归档的电子文件对应有纸质原件的，请各部门及时将纸质件同步移交档案馆，确保电子档案与纸质档案双套齐全、互为印证。

（五）涉密档案应按照学校保密规定单独整理、标识和移交。

（六）实行双套制归档。各部门在做好纸质材料立卷归档的同时，须按照电子文件归档要求，通过学校档案文件审批系统完成目录著录，并同步上传对应文件的电子版。各单位档案整理、按要求著录、电子文档上传档案文件审批系统经部门领导审批后，由单位兼职档案员携带档案实体、移交档案馆。档案馆对移交档案进行验收，电子档案在系统中确认；对不符合要求的档案，退回整改后重新移交。

三、时间安排

各单位应于2027年4月30日前完成2026年度及以前年度文书档案移交工作。财会、教学、科研、基建、设备、声像、实物等类别档案，原则上应于2027年5月31日前完成移交。确因特殊情况不能按时移交的，应提前向档案馆说明原因，并明确补交时间。

四、联系方式

归档工作中如有疑问，请及时与档案馆联系。
系统权限开通问题请联系：胡老师 027-59367804
系统登录、操作问题请联系：陈工 18986556100

归档业务问题请联系：张老师：027-59367406

办公地点：图书馆大楼8楼810室

请各部门高度重视，明确部门分管领导和部门档案员，切实担负起责任，统筹安排，按时保质完成本部门的档案归档工作。

                    武汉纺织大学档案馆

                     2026年11月5日