关于做好2025届毕业生档案整理归档以及教学档案归档移交档案馆工作的通知

各二级学院：

2025届毕业生档案收集、整理、归档、寄档工作即将开始，现将有关事项通知如下：

一、 毕业生归档材料

（一）、材料清单

1.毕业生登记表（需盖学校招生就业处专用章、学院行政公章）务必归档；

2.成绩单（一式一份，需盖学院行政公章和教务处公章）务必归档；

3.学籍表（一式一份，需盖学院行政公章、教务处公章、准予毕业章和院长签章）务必归档；

4.学生党员材料、入党积极分子材料（含申请书、入党志愿书、培养考察表等）、团员材料；

5.校级以上奖励、处分材料（提醒学生提前将奖励证书原件或复印件盖章后交辅导员，届时一起归档）

6．档案转递单

7.学生档案目录（见附件1）

（二）、归档要求

1.学院派人到校档案馆815室领取武汉纺织大学学生档案专用袋（小）、党团员档案专用袋，并在该档案袋上标注学生姓名、学院、毕业班级、学号。

2.毕业生档案中毕业生登记表、成绩单、学籍表、学生档案目录清单四种材料缺一不可，考取本校和外校研究生须注明。各学院以班级为单位自行在本学院准备好相关材料，将每位学生档案归集在一起，放入武汉纺织大学学生档案专用袋（小）中。在我校入团、入党的学生，应将该生党团材料放入武汉纺织大学党团材料专用档案袋并密封、盖章（需要党员材料复印件用于组织关系转接的，请各学院提前准备好复印件）。对学生档案进行整理装档，按装档材料清单准备好每位学生档案材料，一名人员负责装档，另一名人员负责复核，确保每位学生档案材料真实、完整、有效。

学生入学时的学生档案目录由学院连同毕业时提交档案清单目录一并填写好，按班级名单顺序整理好，以便归档材料到档案馆后与新生入学档案合并到一个档案袋。请各毕业班辅导员与本学院教学秘书加强联系，密切合作，做好毕业生档案归档工作。

3.各学院在档案材料送档案馆之前，打印一份毕业生装档明细单（在附件3中选择本学院名单打印），学院盖章、签字。（此名单由教务处提供，按专业、班级分开，按学号排序，档案馆前期已按此名单对在库毕业生档案排序），各学院毕业生的档案材料以班级为单位按学号顺序由小到大集中在一起。此名单在档案装档工作完成后交档案馆。

4.毕业生档案材料和目录清单到学校档案馆经工作人员清点后，按要求将档案材料归（装）入每个毕业生档案袋中。同时提交学院签字盖章的毕业生装档明细单。

（三）、几点说明

1.毕业生档案归档时必须以学院为单位，由学院指定老师到档案馆归档。请各学院在整理档案材料时认真检查核对每位学生的装档材料，看材料是否齐全、有无漏盖公章和漏填写现象。各单位不得擅自减少毕业生材料，或将签字印章不全材料装入学生档案。

2.各学院整理档案时，务必看清楚毕业生姓名、班级、学号，只有全对时才能装入，否则一旦错装会给毕业生和学校造成不必要的影响和麻烦。

3.毕业生档案邮寄地址一律以招生就业处分配方案为准，不得随意更改。考取外校研究生同学档案邮寄信息要详细，具体到楼栋门牌号。

学院装档完毕后为档案馆集中整理档案时间。各学院归档时间若需变动以及有何疑问，请及时与档案馆联系。毕业生档案联系人：董老师，冯老师，联系电话：59367611，办公地点图书馆大楼8楼815室。（图书馆后门大厅电梯可直达8楼）

4.毕业生档案信息查询工作

档案寄送物流信息查询时限为半年，EMS官网查询时限半年,半年后EMS将不再受理档案查询业务。

EMS为方便学生查询，特提供了多种查询方式：

（1）关注湖北邮政EMS微信服务号，凭学校代码（10495）、学号查询。

（2）档案馆在7月份档案邮寄后，毕业生档案信息会公布在“武汉纺织大学档案馆”网页，网址为：http://dag.wtu.edu.cn/，请提前告知学生。

5.收寄送档案时间安排

各学院集中来档案馆装档时间定于6月23日-6月30日，学校统一寄档时间拟定于7月11日。

二、教学归档材料

（一）材料清单

1.成绩单（一式一份，需盖学院行政公章和教务处公章）务必归档；

2.学籍表（一式一份，需盖学院行政公章、教务处公章、准予毕业章和院长签章）务必归档；

3.信息卡（一式一份，需盖学院行政公章，此信息卡为学生入校时填写，一般由辅导员保存）务必归档。

（二）归档要求

1、请将以上三种材料以班级为单位按名单顺序排序（此名单由教务处提供，按专业、班级分开，按学号排序），每份材料右下角用铅笔在右下角编写序号，编号方法如下：每个班级的每种材料按班为单位，顺序从1开始编号，顺序增加。以上三种材料可直接交档案馆，无需通过一网通办档案文件归档系统提交

2、请各学院到馆移交材料时附上有编号的毕业生名单，与档案馆工作人员共同确认后，在案卷移交目录上签字。

如有疑问，请及时与档案馆联系。教学档案移交联系人：李老师，联系电话：59367804，办公地点图书馆大楼8楼807室。（书馆后门大厅电梯可直达8楼）

三、声像材料归档

1、归档范围：

（1）所有学院毕业照、班级毕业照。

（2）学院参加重大比赛获奖实物、照片、荣誉证书、重要事件

照片、体育部运动会有保存价值的照片。

2、归档要求：须通过一网通办档案文件归档系统提交（电子版通过系统提交，实物照片直接交档案馆）。毕业照显示时间、班级、照片背后有学生姓名，有保存价值的照片、实物背面备注时间、人物、事件。

如有疑问，请及时与档案馆联系。声像档案移交联系人：殷老师，联系电话：59367406，办公地点图书馆大楼8楼810室。（图书馆后门大厅电梯可直达8楼）

四、归档时间安排

6月23日—30日为各学院本科、研究生毕业生档案和教学档案集中归档时间：

6月23日（周一）上午：数理学院 、计算机与人工智能学院下午：外语学院

6月24日（周二）上午：服装学院、机械学院 下午：环境学院

6月25日（周三）上午：伯明翰学院、管理学院 下午：纺织学院

6月26日（周四）上午：传媒学院、马克思学院 下午：材料学院 技术研究院

6月27日（周五）上午：艺术学院、国际处（国际教育学院） 下午：电子学院

6月30日（周一）上午：经济学院  下午：化工学院

继续教育学院、体育课部、外经贸学院归档时间和档案馆单独协商。

                                              档案馆

                                          二0二五年五月二十二日