各二级学院：

2023届毕业生档案收集、整理、归档、寄档工作即将开始，现将有关事项通知如下：

一、 毕业生归档材料

（一）、材料清单

1.毕业生登记表（需盖学校招生就业处专用章、学院行政公章）务必归档；

2.成绩单（一式一份，需盖学院行政公章和教务处公章）务必归档；

3.学籍表（一式一份，需盖学院行政公章、教务处公章、准予毕业章和院长签章）务必归档；

4.学生党员材料、入党积极分子材料（含申请书、入党志愿书、培养考察表等）；

5.校级以上奖励、处分材料（提醒学生提前将奖励证书原件或复印件交辅导员，届时一起归档）。

（二）、归档要求

1.各学院在档案材料送档案馆之前，准备一份毕业生名单，名单在纺大学工之家QQ群下载（此名单由教务处提供，按专业、班级分开，按学号排序，档案馆前期已按此名单对在库毕业生档案排序），各学院毕业生的档案材料以班级为单位集中在一起，并按名单顺序整理毕业生档案材料，以便于高效完成材料到馆后的装档工作。此名单在档案装档工作完成后交档案馆。

2.毕业生档案中毕业生登记表、成绩单、学籍表三种材料缺一不可，缺少的请在名单该生一行后备注栏中标注所缺材料。其中，考取本校和外校研究生、有党员材料的学生在备注栏中也须注明。请各学院提前准备好相关材料，将每位学生档案归集在一起，按班级名单顺序整理好，并在名单上做好相关备注，以便材料到档案馆后直接装档，提高装档的效率和准确率。请各毕业班辅导员与本学院教学秘书加强联系，密切合作，共同把好关。

3.毕业生档案材料到学校档案馆经工作人员核查后，按要求将档案材料归（装）入每个毕业生档案袋中。

（三）、几点说明

1.毕业生档案归档时必须以学院为单位，由学院指定老师和学生到档案馆归档。请各学院在整理档案材料时认真检查核对，看材料是否齐全、有无漏盖公章和漏填写现象。各单位不得擅自增、减毕业生材料。

2.各学院整理档案时，务必看清楚毕业生姓名、班级、学号，只有全对时才能装入，否则一旦错装会给毕业生和学校造成不必要的影响和麻烦。

3.毕业生档案邮寄地址一律以招生就业处分配方案为准，不得随意更改。

学院装档完毕后为档案馆集中整理档案时间。各学院归档时间若需变动以及有何疑问，请及时与档案馆联系。毕业生档案联系人：董老师，冯老师，联系电话：59367611，办公地点图书馆大楼8楼815室。（图书馆后门大厅电梯可直达8楼）

二、教学归档材料

（一）材料清单

1.成绩单（一式一份，需盖学院行政公章和教务处公章）务必归档；

2.学籍表（一式一份，需盖学院行政公章、教务处公章、准予毕业章和院长签章）务必归档；

3.信息卡（一式一份，需盖学院行政公章，此信息卡为学生入校时填写，一般由辅导员保存）务必归档。

（二）归档要求

1、请将以上三种材料以班级为单位按名单顺序排序（名单在纺大学工之家QQ群下载（此名单由教务处提供，按专业、班级分开，按学号排序），每份材料右下角用铅笔编写序号，编号方法如下：每个班级的每种材料按顺序从1开始编号，顺序增加（1人成绩单有2页的，第1页在编号后加-1，第2页加-2，以此类推）。

2、请各学院到馆移交材料时附上有编号的毕业生名单，与档案馆工作人员共同确认后，在案卷移交目录上签字。

如有疑问，请及时与档案馆联系。教学档案移交联系人：李老师，联系电话：59367804，办公地点图书馆大楼8楼807室。（图书馆后门大厅电梯可直达8楼）

三、声像材料归档

1、归档范围:（1）所有学院毕业照、班级毕业照。

        （2）学院参加重大比赛获奖实物、照片、荣誉证书、重要事件照片，体育部运动会有保存价值的照片。    

2、归档要求: 毕业照显示时间、班级、照片背后有学生姓名，有保存价值的照片背面备注时间、人物、事件。

如有疑问，请及时与档案馆联系。声像档案移交联系人：殷老师，联系电话：59367406，办公地点图书馆大楼8楼810室。（图书馆后门大厅电梯可直达8楼）

四、归档时间安排

6月19日—26日为各学院本科、研究生毕业生档案和教学档案集中归档时间：

6月19日（周一）上午：数理学院 、计算机与人工智能学院下午：会计学院、外语学院

6月20日（周二）上午：服装学院、机械学院 下午：经济学院、环境学院

6月21日（周三）上午：伯明翰学院、管理学院 下午：纺织学院、化工学院

6月25日（周四）上午：传媒学院、马克思学院 下午：材料学院

6月26日（周五）上午：艺术学院、国际处（国际教育学院） 下午：电子学院、体育部

              继续教育学院归档时间与档案馆单独协商。

                   档案馆

2023年6月1日