各二级学院：

2018级新生档案收集、整理、归档工作即将开始，现将有关事项通知如下：

一、归档材料

此次新生档案归档内容为【学生高中档案】和【学生登记册】。新生档案中的预备党员材料由学院保管，以供日常工作使用，待学生毕业时和其他材料一并归档。

二、归档要求

1、打印新生档案移交名单，排列高中档案、学生登记册顺序。

2018级报到新生名册已上传至纺大学工之家QQ群，请下载本学院学生名单。新生档案移交名单请以此名册为蓝本，并在备注栏中标注高中档案和学生登记册缺失情况。如学院实际人数与本名册有少量异动，也请在此名册上标注清楚。高中档案和学生登记册均按照学生班级及学号从小到大的顺序依次排列。

2、移交。核对移交顺序、新生档案移交名单无误后，在指定时间向档案馆移交本学院档案（新生档案移交名单届时勿忘一起带来）。

三、几点说明

1、请各学院在整理档案材料时认真检查核对，看材料是否齐全、有无漏盖公章和漏填写等现象。学生档案归档时必须以学院为单位，由学院指定老师带领学生到档案馆移交归档。

2、以往曾发现部分学生高中档案袋内有非本人材料，请认真检查核对，如发现请及时处理。请各学院在整理新生档案时一定把好关。

3、各学院归档时间为10月29日-11月9日，请安排在下午移交归档的学院不迟于2点来档案馆归档。各学院归档时间若需变动，请及时与档案馆联系（截止10月24日下午4点）。学生档案办公室：档案馆815室，电话：7611。

   4、研究生档案归档时间为：10月22日-10月24日，专升本学生档案归档时间为11月12日-11月15日。

5、新生归档注意事项及院部归档时间表请参见附件一、附件二。

                                                  档案馆

                                二〇一八年十月二十三日

附件一：

新生归档注意事项

1、因档案材料对学生很重要，请各学院挑选高度负责、认真严谨、细心耐心的学生参与归档。确保档案袋背面信息和里面所装档案信息为同一个学生，请各学院装档时宁可速度慢点，要保证不装错，严格把好关。

2、高中档案袋属于档案材料之一，也要入袋，不能丢弃。

3、近年档案馆抽查装档情况时，发现有部分学生高中档案被错装入别人档案袋内，给学生本人和学校带来不必要的麻烦。请辅导员强调：参与归档的老师、学生须在自己所负责班级的移交名单上签上自己名字，以方便档案馆复查。

4、“学生登记册”上勿忘盖章。

5、来档案馆装档时，由档案馆分发档案袋及标签给各学院，标签请贴在档案袋背面横线上方。

6、名单上要标明“高中档案”和“学生登记册”缺失情况，该生档案袋背面也要相应地用铅笔（方便以后补交时能擦掉）写上“缺高中档案”和“缺学生登记册”字样。

附件二：

院部归档时间表（2018.10.29-11.9）