各归档部门：

   新修订的《中华人民共和国档案法》于今年1月1日起正式实行，为高质量做好今年档案归档工作，确保2020年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，进一步推动学校档案工作规范化、制度化，现将2021年归档工作通知如下：

    一、归档范围

（一）各部门在2020年1月1日至12月31日形成的对学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的材料。

1.上级机关下发的与学校有直接关系并需贯彻执行的文件材料。

2.校党委、校行政发文、会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的工作总结与工作计划等。

3.学校各部门的各种年度报表及统计数据，包括：基层报表、科研成果、招生人数、招生录取及就业表、基本建设、财务账簿、固定资产等。

4.学校的各种出版物，包括：学报、校报、各部门所出的简报及工作动态。

5.学校举办重大活动和应对突发事件所形成的材料，包括党代会、教代会、团代会、运动会、开学典礼、毕业典礼、新冠肺炎疫情防控等所形成的文字、图片、音像等资料。

6.教学类材料：2021届毕业研究生（包含留学生）学籍材料、毕业照合影（含电子版）；2021届本科毕业生成绩单、学籍表、毕业照合影（含电子版）等

7.归档的实物材料：各部门和个人获省厅级以上奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗，以及校际交流中获赠的具有保存价值的实物等应随相关纸质文件同时归档。

8.往年遗漏而应归档的材料。各部门收集归档具体范围详见《武汉纺织大学各类档案归档范围和保管期限表》。如本部门归档材料与《武汉纺织大学各类档案归档范围和保管期限表》不一致，请及时与档案馆联系并提出修改意见。

9.电子文件、照片、录像等各种载体文件材料应随相应纸质文件材料同时归档。

（二）离任干部任期内所负责的已完成和未完成的工作，包括已完成工作所形成的资料，如部门发展规划、工作计划和总结、工作文件、重要请示报告、上级主管及有关部门下发的重要文件等资料；工作中形成的、有保存价值的文字材料、档案以及图书、音像、图片等档案材料；人、财、物的各种统计数据、报表等数据资料。

（三）机构变动部门原来形成的文件档案等资料，其归属与流向按以下办法处理：

1、由两个以上部门合并组建的新部门，原部门的档案由新组建的部门按原部门名称单列全宗进行管理，其各种门类和载体档案的案卷级、文件级目录（包括纸质和电子的各一套）于2021年6月30日前向档案馆移交。新组建的部门形成的档案按新名称另立全宗进行管理。

2、一个部门的职能分解到两个以上部门时，其原有档案不得分散，由承担原部门主要职能的部门单列全宗管理，并同有关部门商定该部分档案的共同利用等问题。

3、机构保留但名称更改、职能及业务范围部分发生变动或隶属关系、机构级别调整的部门，其原来形成的档案由该部门继续管理。

4、撤销的部门，其已经完成的工作及时归档移交，暂时没有结项的则以清单形式按照业务划分移交给相应的部门。

二、归档要求

1. 各部门要高度重视档案工作，认真做好文件材料的收集、整理归档和全部档案的交接等工作。任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。

2.各部门要明确负责档案工作的领导和档案工作人员（简称档案员），确保档案的齐全收集、安全保管和利用工作有序进行。档案员具体负责本部门归档材料的收集、整理与归档工作，按《武汉纺织大学档案馆归档材料移交清单》（见附件1）格式编制目录。

3.文件类的归档材料以“件”为部门归档，OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。

4.报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为部门移交。

5.归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。

6.声像档案：录音、录像光盘的外盒上应贴上标签,必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物；照片要求每张照片都必须做好文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物。

7.实物档案：标明实物名称、获得时间和颁（赠）部门。

8.电子档案：标明与纸质档案相符的标题及时间。

三、归档时间和地点

各归档部门要按照规定的时间归档，是否按时归档将作为各部门年度档案工作考核的重要依据。按规定，各类档案应于6月30日前归档。部分教学类学籍档案可11月底以前归档；基建项目等专题性、成套性的项目档案，在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档；财会类档案可由财务处暂时存满3年后，在每年的寒假前完成上一年度材料归档；毕业生照片档案（含底片、名单）在每年暑假前归档；干部、人事档案在材料形成后20天内归档；实物档案（如上级领导题词、废旧印章等）在形成后1个月内归档；随时接收学校临时性机构以及重大活动形成的文件材料；新增或撤销部门时，请及时与档案馆联系，档案馆负责档案的指导接收工作。

根据实际情况，档案馆制定了各部门具体归档时间，详见《2021年归档部门及归档时间安排》（附件2）。

四、归档程序

1.归档验收：归档材料移交时，交接双方当面清点核对，符合归档规范要求的进行验收并办理移交手续。

2.移交手续：归档部门在移交归档材料时需提交归档材料移交清单，清单一式两份，交接双方确认签字并加盖所在部门印章后各留存一份备查。

   五、联系方式

1.因工作调整，部分归档部门分管领导、档案员有变更，为便于档案工作沟通，请各部门于5月8日前将《2021年各部门档案工作分管领导及档案员信息表》（附件3）发送到邮箱973942868@qq.com，联系人：杜老师，电话7805。

2.武纺大档案工作QQ群：172502475。

附件1：2021年归档部门及归档时间安排/1.doc

附件2：2021年各部门档案工作分管领导及档案员信息表/2.doc

附件3：武汉纺织大学档案馆归档材料移交清单/3.doc

附件4：抗击新型冠状病毒肺炎疫情工作材料归档范围/4.doc

档案馆

2021年4月26日