各二级单位：

为进一步推进档案工作规范化管理，根据《高等学校档案管理办法》的有关规定，结合学校档案工作实际，现就做好2021年度的立卷归档工作，通知如下：

一、立卷归档范围

1．各单位立卷归档的范围按照《武汉纺织大学档案归档范围及保管期限表》（请查阅2021年6月8日召开全校档案工作会议时下发各单位的《武汉纺织大学档案工作规章制度汇编》最后部分，也可参阅本通知附件1）执行。凡2021年1月1日至12月31日形成的、属于归档范围的文件材料都要立卷归档。

2. 各单位要注意文件材料的完整性，务必将主体文件、附件、办理文件所形成材料收集齐全，不能缺漏。上级文件中通过网络下发的附件部分，应将附件下载打印后归档。特别要注意上级批文、各类人员名册（单）、学籍材料、基建技术资料、合同等重要文件材料的收集，确保归档齐全，不得缺失。

3．各单位2021年度举办的重大活动、召开的大型学术会议及开展的重要专项工作形成的具有保存价值的档案材料，要按活动、工作内容分专题立卷归档。

4．立卷归档的材料包括纸质材料及与其对应的电子文件材料、声像材料（照片、光盘、录音带、录像带），实行纸质文件、电子文件“双套制”归档。

5．各单位获省部级以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等获奖材料及校地、校际交流和外事活动中具有保存价值的实物档案也须整理归档，实物档案必须提交说明文字。

6．各单位在2021年度工作中形成的记录本单位工作、实践活动过程的照片或电子照片,请注明时间、地点、主题等内容。

7.各二级学院收集本单位学生毕业合影相片及电子照片，及时提交档案馆，毕业生合影照片应在照片背面备注合影人员名单。

二、立卷归档办法及要求

1．凡立卷归档的文件材料，必须收集完整、齐全。

2．学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度，各单位的材料归档环节包括分类、装订、去除金属物、编号等。

3．为确保案卷质量，各单位在立卷归档时需联系档案馆工作人员进行指导、检查，检查合格的案卷由部门分管领导在移交目录上签字后向档案馆移交。

三、档案移交时间

请各单位按照归档时间要求在2022年6月30日之前将2021年度材料进行立卷归档后移交至档案馆。

                                     档案馆

                                   2022年6月8日

附件1：武汉纺织大学档案移交目录清单    fj1.docx 

附件2：档案移交对接联系人及联系方式    fj2.doc