一、整理单位及整理总原则

“件” 和“卷”，是归档文件的整理单位。

我校采用以“卷”与“件”结合整理方法原则，文书档案、声像档案和实物档案以“件”为主要整理方法，科技档案（基建、科研、设备仪器、产品档案）、会计凭证档案以“卷”为单位的案卷级立卷作法。

二、管理性文件材料“件”的确定

1.印件（正本）与定稿为一件；

2.正文与附件为一件；

3.原件与复制件为一件；

4.转发文与被转发文为一件；

5.正文与公文处理单应为一件；

6.发文与复文（含请示与批复、报告与批示、来函与复函等）可为一个“组合件”，也可各为一件；

7.报表、名册、图册等一册/本为一件；

8.会议记录以一本为一件；

9.非正式出版物，若已经装帧的（如改革发展论坛等）以一本为一件；若非经装帧的（如各种工作简报、会议纪要、简讯、信息等）以一年或若干期组合成一件或多件；

10.年鉴、校史、大事记、全宗介绍等以一册/本为一件；

11.会议材料（如党代会、教代会、工代会、学代会、团代会、教学工作会议、科技工作会议等）视数量以一个会议组合为一件或多件；

12.非诉讼案件的材料视数量以一个案件为一件或多件。

三、业务性材料“件” 的确定

1.教学类档案

（1）招生简章、指南以一册/本/张为一件；

（2）授予毕业证书、学位证书名册以一个学院或专业一件；

（3）研究生入学考试试题及标准答案、保密责任书以专业一册/本为一件；

（4）遴选博士、硕士研究生导师材料以“人”组合为一件。

（5）课程表以每学期一册/本为一件；

（6）毕业证、派遣证发放表以一个专业或班级一册为一件；

（7）公开出版的专著、译著、论文、教材以一本/篇为一件；

（8）培养方案计划、培养课程大纲以一册为一件；

（9）学校使用的各专业教材目录以一册为一件；

（10）其余同管理性文件。

2.出版物档案

（1）期刊以每期或合订本为一件；

（2）报纸以每期为一件；

（3）其余同管理性文件。

3.财会档案

报表（含年报、季报、月报）、账簿、工资册等以一本/册（有分册的合为一册）为一件。

4.声像档案

以一张照片、一盘录象带、一盒录音带、一张光盘、一片磁盘、一块硬盘为一件。（反应某一事件且照片数量较多的情况下，也可按卷整理归档照片）

5.实物档案

以一件实物为一件。

四、业务性材料“卷” 的确定

1. 部分教学档案

（1）录取名册（博硕研究生、本科生）以录取省份、批次等分册为一卷；

（2）毕业生学业成绩表、学生学籍卡、学生登记表各自按毕业生名册顺序整理好后，以一个班级各自为一卷；

（3）研究生学位授予评审材料以“人”组合为一卷；

2. 外事档案中留学生硕士学位评审材料以“人”组合为一卷。

3. 财会档案中会计凭证档案以一本/册为一卷；

4.基建项目类档案

采用以“卷”为单位的案卷级立卷作法。一个工程项目可有多个“卷”，组“卷”应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，对“组合卷”拟写题名，以揭示归档“组合卷”的主要内容。

5.科研项目类档案

采用以“卷”为单位的案卷级立卷作法。以一个课题为一“卷”。

6.仪器设备类档案

采用以“卷”为单位的案卷级立卷作法。以一套设备材料为一“卷”。

五、跨年度管理性文件材料的整理

1.请示与批复，放在批复年整理，没有批复的，放在请示年整理。

2.跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。

3.非诉讼案件，放在结案年整理。

4.回顾及纪念性文件，放在形成年整理。

六、装订

1.纸质归档文件材料，在一“件”由多张或多份材料组成时，应按件加以装订（或放入三角封），以从实体上最终确定“件”的形态。

2.装订时必须对件内文件材料进行排列。批复在前、请示在后；正本在前、定稿在后（定稿是指学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后稿件）；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后。

3.一律采用“左侧”装订，装订前将“件”内各页左、下侧对齐。装订材料可选用不锈钢订书针、棉线进行装订。对较薄件，可采用不锈钢订书针进行装订，对较厚件可采用棉线“三孔一线”的方法装订。

4.长、宽超过档案盒成一本、一册的文件，可不装入档案盒,直接在文件的侧面，贴上档号标签，放在档案柜中。

七、编页：

有以下三种情况

第一，管理性文件根据自然件的页数填写。

第二，已装订成册、且有页号的正式出版物、汇编、报表、名册、合订本等，根据目录上的页数填写。

第三，文件上没有页号的及组合件的文件应先在文件材料每一页的右下角用铅笔编写页号，然后根据页数填写。

八、文件材料“件”的排列

1、在分类方案的最低一级类目内，将先将同一事由的文件排列在一起，再排列不同事由文件，按照文件形成时间的先后顺序排列。

2.有发文号的按发文号顺序排列。

九、业务性文件材料“卷” 的排列

1.基建档案：保持基建项目材料的成套性，按照工程的设计、施工、竣工验收，分阶段、分类排列。

2.科研档案：保持科研项目材料的成套性，按照科研项目的准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等分阶段、分类排列。

3.仪器设备档案：为了保持一台/套设备材料的成套性，将最能反映设备购置概况的文件材料（申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、定购合同、验收报告、索赔文件等）在前，其余文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次排列。

十、修复整理

1.对已破损的文件材料应予以修补或托裱。

2.对字迹模糊或易退变色的文件材料应进行复制。

3.去除文件材料上易锈蚀的金属物。

4.对幅面过大的文件（如图纸等）按照规定进行折叠。