为了保证档案信息安全和电子文件的有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》等有关文件规定，结合本校实际情况，特制定本制度：

一、设备管理

1.系统管理员要使用、保养好网络安全设备，为网络安全设备的稳定运行创造良好的环境，禁止任何破坏网络设备的行为。        
    2.系统管理员要为设备提供稳定的电源和良好的接地，雷雨季节要注意做好防雷击工作，必要时切断电源和网络进线。
    3.任何人不得擅自更改网络设备的配置，不得擅自安装、拆卸、改变网络设备的用途，不得擅自撕毁保修封签。设备发生故障后，报告馆领导或办公室，由专业人员进行维修。

二、档案信息数据库管理
    1.档案信息数据库用于档案信息资源的开发和利用，档案馆根据工作需要确定专、兼职档案工作人员的使用权限，使用者须遵守保密规定。

2.档案信息化加工、存储设备不得连接外网（互联网），且需安装防火墙和杀毒软件。
    3.禁止私人泄露、外借和转移档案数据信息。
    4.未经馆领导批准不得更改、删除业务数据。
    5.档案信息管理人员每周制作数据备份（二套）并异地存放，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复，备份数据严禁更改。
    6.档案数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存。       
    7.备份的数据须指定专人负责保管，由管理人员按规定的方法同数据保管员进行数据的交接。交接后的备份数据应在指定的数据保管室或指定的场所保管。
    8.数据资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。

三、网站管理
    1.档案馆网站内容的发布严格遵守国家和学校相关保密法规，由办公室负责审核签字，馆领导批准后方可发布。  
    2.网站制作人员不得擅自发布信息，不得传播危害计算机和网络安全的病毒、恶性代码。违者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。  
    3.档案网站上一旦发现涉密信息，应立即采取补救措施，在24小时内向学校保密工作部门和主管部门报告。