第一章  总则

    第一条 实物档案是指我校建校以来在教学、科研、管理等各项工作中产生的，在对外交流、校庆以及省级以上各类竞赛评比中获得的，能够反映学校发展历史面貌，又具有保存价值的物品。

    第二条 学校对实物档案实行统一登记、分层管理的原则。凡属于应归档的实物，任何单位和个人不得占为已有，应按规定交由学校档案馆统一登记、存放和保管；应归档却因形状、质地或场地等特殊原因不能归档的实物，应经主管校领导同意，由学校档案馆统一登记，有关单位负责存放和保管。

                                    第二章   归档范围

第三条 归档类别、范围及保管期限

实物档案一般包括以下类别：奖状证书类（SW12）、奖杯奖牌锦旗类（SW13）、礼品纪念品类（SW14）、书画类（SW15）、其他类（SW16）。

第四条 归档要求

1. 凡属归档范围的实物，由发生或形成部门负责收集和整理，并编制好实物清单（1式两份）和说明性文字材料。说明性文字材料须写明实物名称、来由、时间、地点、交接双方单位全称和代表人姓名。其中：题词画作类和礼品纪念品类还应说明接受时间、赠送人、接收人；奖品类还应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；我校制作或使用的物品还应说明制作或使用时间。

2. 奖品类实物一般应在获奖的1个月内向学校档案馆移交，其他类别实物可随时向学校档案馆移交。

3.实物档案移交前，归档部门填写移交表一式两份，由单位负责人和经手人签字，并加盖单位公章，连同实物一并移交学校档案馆，移交表经档案馆相关接收人员签字后，交接双方各存一份备查。

第三章  保管利用

（一）档案馆接收到归档实物后，做好登记，并分类、编号、整理、上架。编号方式为：档号=全宗号+年度+分类号+案卷号，具体模式如下：

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