第一章 总 则

第一条 为加强人事档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为学校干部人事工作服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校档案工作实际，制定本办法。

第二条 干部档案是干部个人经历和社会实践的记录，是指学校在有关干部人事工作中所形成的记载教职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩、工资待遇，以及不同时期的表现、工作变动的文件材料。它是干部任免、考察、考核，教职工晋职、晋资、聘任、培训等的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

第三条 干部人事档案分为干部档案、工人档案、离退休人员档案和死亡档案四大块，专人负责收集、整理、保管、利用、转递等工作。人事档案管理必须贯彻执行党和国家有关档案、保密工作的法规、制度，严格保管，确保人事档案的完整与安全。档案馆人事档案业务工作接受学校组织、人事部门和上级有关业务部门的检查指导。

第四条 干部人事档案管理部门的主要职责：

（一）管理全校人事档案，为学校和国家积累档案史料；

（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料；

（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递；

（四）登记干部职务、工资的变动情况；

（五）为有关部门提供教职工档案基本情况和证明材料；

（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作；

（七）制定规章制度，加强和完善人事档案的业务建设；

（八）建立人事档案工作联系制度，联系档案材料形成单位及时收集应归档人事档案材料；

（九）办理其他有关事项。

第二章 档案材料的分类

第五条 对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。

第六条 干部档案正本由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。内容及其分类：

第一类 履历材料：干部履历表（书）、简历表、干部、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。

第二类 自传及属于自传性质的材料。

第三类 鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料；作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料；考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。

第四类 学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料：报考高等学校学生登记表、审查表，毕业生登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的发明创造、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）目录；两个月以上的培训材料等。

第五类 政审材料：审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。

第六类 加入党团的材料：中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；中国共产党入党志愿书，入党申请书和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；加入民主党派的有关材料。

第七类 奖励（包括科技和业务奖励）材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

第八类 干部违犯党纪、政纪、国法等材料：处分决定（免予处分和处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。

第九类 干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表等材料。

第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料；各类体检表、残疾等级材料；就业通知书，干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及遗书等材料。

第七条 干部档案副本是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成：

第一类的近期履历材料。

第三类的主要鉴定，干部考核材料。

第四类的学历、学位，评聘专业技术职务的材料。

第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料。

第七类的奖励材料。

第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料。

第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。

其他类别多余的重要材料，也可归入副本。

第八条 内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。

（一）带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。

（二）履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。

（三）有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。

（四）政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类。凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类；以违纪错误为主的归第八类。

第三章 材料的收集、归档

第九条 干部档案工作人员，应严格按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）执行，经常收集全校干部职工的档案材料。

第十条 收集范围：

1.履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

2.自传材料：自传和属于自传性质的材料。

3.报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

4.考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

5.审计材料：经济责任审计结果报告。

6.学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生、推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

7.培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

8.职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

9.评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

10.反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

11.政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

12.更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

13.党、团组织建设工作中形成的材料：

（1）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；

（2）中国共产主义青年团入团志愿书；

（3）加入或退出民主党派的材料。

14.表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

15.涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

16.招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

17.任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。

18.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。

19.工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

20.出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

21.党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

22.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

23.治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

24.干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。

25.其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

第十一条 收集方法：

1.学校人事档案归档实行档案材料形成单位分工负责制，档案材料形成单位必须按照规范制作人事档案材料，建立人事档案材料收集归档机制；

2.形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交归档。人事档案材料形成单位在材料归档前，必须认真鉴别材料是否属于归档范围，并严格审核归档材料是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充；

3.人事档案管理人员应主动联系，及时索要，必要时向有关单位和部门发出“短缺材料催要通知单”，进行催要；

4. 归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成单位应当重新制作，补办手续，或者由学校组织、人事部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。

5. 新调入、接收的教职工的档案，在其商调和接收过程中由人事处负责管理。人事处应在为其办理正式报到手续后的二个月内，按规定收集、整理至档案材料齐全、完整、准确后向档案馆移交。

第十二条 归档要求：

1.归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人签字、有形成材料的日期；

2.归档的材料，凡规定应由组织盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签名的，由组织注明；

3.人事档案材料的载体一般应使用A4规格的办公用纸（210×297mm），材料左边应留出2.5厘米装订边。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。如确需复印件存档的，须经组织部或人事处与原件验证后签注意见、验证人、时间并加盖公章方能认可。

第十三条 监督检查：

1.各部门应加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行；

2.为维护干部人事档案的真实性，各单位对送交的归档材料，要认真严格审查，防止不符合归档要求的材料进入个人档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人责任；

3.干部人事档案管理以“人事档案统计台帐”为基础，并按单位和档案编号建立名册，发现错号或放错位置的，要及时纠正；

4.每年年底对所管干部人事档案进行清库，彻底核对底数，做到底数日清月结，帐档相符；

5.做好全校干部人事档案的年度统计工作，建立统计表册，并进行分析、研究，为制定档案工作的有关政策、规划提供依据。

第十四条 下列材料不归档：

1.材料不齐全不完整的。一份材料残缺（页数不全）不齐，头尾不清，时间不明，张冠李戴的；

2.材料手续不完备、不规范的；

3.材料用纸或书写不符合归档要求的，要退回处理；

4.提干、升学、入党等群众评议的发言记录、谈话记录；

5.论文、著作、译著；技术报告、技术总结、情报、技术动态、技术设计与图纸、实习报告、教学改革论述、答辩记录；

6.试卷、准考证、入学通知、作业、毕业设计、学生证、毕业（结业、肄业）证；

7.信封、函调证明材料信、调查提纲、调查证明材料信、工资介绍信、行政介绍信、党员介绍信等；

8.未转正的预备党员《入党志愿书》，要求入党的思想汇报、学习汇报，批准入党前的组织谈话记录、群众座谈会记录、小组、支部会议讨论记录等材料；

9.单位集体立功授奖的事迹材料、呈报审批表；

10.属于个人保管的材料，如毕业、结业证书，奖状、聘书、私人信件、日记等。

第四章 档案的保管

第十五条 对干部档案应根据干部管理范围，按照集中统一和分级负责的原则进行管理，并根据实际需要配备专门的档案工作人员。归档材料整理立卷做到认真鉴别，分类准确，编排有序，编号、目录清楚，装订整齐。

第十六条 干部档案应统一按国家档案案卷标准规格制作。档案材料按时间、内容、层次不同排序，编号归档，统一保管，干部档案封皮、目录和档案材料用纸应做到规格统一、样式一致。

第十七条 档案管理设专用库房，按《武汉纺织大学库房管理规定》做好管理工作。库房内应保持清洁，经常检查防盗、防火、防晒、防潮、防蛀的设施和安全措施。

第十八条 档案馆要建立人事档案登记和统计制度，定期联合学校组织、人事部门对档案进行全面检查核对，发现问题及时解决。原则上每两年组织检查核对一次，也可根据工作需要临时进行。

第十九条 档案馆从事人事档案管理的工作人员及其在本校工作的直系亲属的档案，由档案馆指定专人负责管理。

第二十条 根据安全保密、便于查找的要求，对干部档案严密地进行保管，建立登记和统计制度，严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。

第二十一条 档案馆要不断地研究和改进人事档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理现代化、信息化。

第五章 档案的提供利用

第二十二条 利用人事档案，必须按要求填写《人事档案查（借）阅审批表》，按规定办理审批手续。“调查证明材料介绍信” 、“函调证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信，不能用于查（借）阅人事档案。档案利用必须严格办理登记手续。

第二十三条 提供利用的范围：

1.干部考察、任免、调配、政审、出国（境）审查；审查出生、参加工作和入党、团时间；办理离退休、调资、待遇，奖惩、治丧等事宜，可查阅干部人事档案；

2.干部子女亲属升学、招工、参军、入党入团等政审不得查阅干部人事档案，确实需要了解有关情况时，一般只提供其父母及其亲属的政治面貌、现任职务以及相关的内容；

3.编史、修志、撰写人物传记等一般不得查阅干部档案，特殊情况需要的，可查阅干部履历和自传；

4.凡报考硕士、博士研究生复印本人成绩者，一律凭有关报考表复制。

第二十四条 提供利用必须遵守的规定：

1. 校内各单位（部门）因工作需要查阅本单位（部门）教职工人事档案的，应派处级中共党员干部到档案馆查阅；如委托其它中共党员干部查阅的，须经所在党组织主要负责人批准后方能查阅。

2.校内各单位（部门）因工作需要查阅非本单位（部门）教职工人事档案的，须经学校组织、人事部门批准方能查阅。档案材料形成单位查阅本单位职责范围内形成归档的人事档案，经须单位主要负责人批准方能查阅。查阅副处级以上干部档案的，须经学校组织部门批准。学校纪监部门因办案需要查阅人事档案的，可直接报经主管校领导批准后查阅。

3. 人事档案原则上不外借，校内单位（部门）确因特殊工作需要必须借出使用的，须经主管组织、人事工作校领导批准后，派中共党员干部办理借出手续。借出时间一般不超过3天，特殊需要可适当延长，但不得超过15天。档案借出后要妥善保管，不得擅自转借他人或复印，不得带至公共场所。

4.查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取或撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。

5.借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经主管领导审批，获准后才能复制（拍摄）。复制的材料必须加盖公章，否则无效。

第二十五条 查阅申请程序：

1.填写《人事档案查（借）阅审批表》；

2.单位主管领导签字，盖分党委或处级单位章；

3.管档单位领导审查后查阅。

4.虽持有《人事档案查（借）阅审批表》，但在下列情况下，干部人事档案管理人员有权拒绝提供查阅：

（1）审批手续不完备。

（2）未写明查阅理由。

（3）查阅本人及其亲属档案。

（4）子女、亲属入党等政审需要了解父母情况的。

第六章 档案转递

第二十六条 教职工因工作调动等原因人事关系转出学校时，人事处要及时通知档案馆转递其人事档案至新的单位。

第二十七条 转递档案应遵守下列规定：

1.凡转出的档案，必须严格密封，通过机要交通转递或派专人（中共党员）送取，不准邮寄或交本人（含亲属）自带。

2.凡需转出的档案，必须完整齐全，并按规定认真整理和装订，不得扣留档案材料的任何部分或分批转出。

3.凡转出的档案，逾期一个月未收到回执的，档案馆应以不同形式催问，以防丢失。

4.为使干部档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递，干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉档案管理部门，建立必要的联系制度；

第二十八条 调入（出）人员档案的转递:

1.接收调入和分配到我校工作人员的档案，要做到仔细查看单位、姓名、职务是否相符；档案内容是否与档案转递单位开列的项目相符；档案材料是否齐全，整理装订是否符合要求；

2.建立接收人员档案登记簿。对接收的档案材料进行认真鉴别，如有涂改，及时记录并上报。

3.调出人员档案转出前，按规定进行认真的整理、装订，填写“干部档案转递通知单”，严密包封，机要交通及时转递。

第七章  档案代管

第二十九条 教职工出国逾期未归，被解聘或辞退，自动离职，开除公职，受刑事处分或劳动教养，其人事档案由学校代管。凡代管范围内的人员需调转档案的，须凭单位档案接收证明，经学校人事部门批准并办理离校手续后，可将档案转至新的主管单位。

第三十条 学校只承担代管人事档案的保管责任，不负责其它有关事项。在档案代管期间，除不可抗拒原因（如水灾、火灾、战争等自然、人为因素）外，学校档案馆确保档案物质形态不损毁，不丢失。

第八章   附则

第三十一条 对在人事档案形成、归档、整理、保管、利用、转递过程中，违反本办法相关规定，造成档案缺失、损毁、泄密的，或涂改、伪造档案材料的，视其性质、情节轻重和造成的后果，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》予以处罚。

第三十二条  本办法由学校档案馆负责解释。

第三十三条  本办法自公布之日起实行。