武汉纺织大学档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强学校档案工作，推进档案科学、规范管理，丰富学校档案资源，为学校各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》和《机关档案管理规定》等法律法规，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对师生、学校和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校一项不可缺少的基础工作，是推进依法治校、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益，维护学校历史真实面貌的一项重要工作。

第四条 学校加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入学校发展规划、年度工作计划和考核体系，确保档案工作与学校其他工作同步发展。学校各单位要做到“四同步”，即：下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料的形成情况同步；评审鉴定成果与验收、鉴定档案材料的完整、准确、系统情况同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

第五条 学校实行部门立卷归档原则。学校档案馆按立卷单位接收档案，各单位负责本部门形成档案的收集、整理、立卷、归档。

第六条 学校各单位及个人均应遵守有关档案管理法律法规和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

第二章 机构和人员

第七条 学校档案工作接受各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第八条 学校档案工作在校党委领导下，设档案工作委员会，由校长、分管校领导和学校主要职能部门负责人、档案馆馆长组成，负责组织协调，研究解决学校档案工作中的重大问题，办公室设在学校档案馆。档案工作委员会主要职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定学校档案工作规划；

（二）审定学校档案工作各项规章制度；

（三）研究并决定档案工作的重大事项；

（四）督促检查学校及部门档案工作“三纳入、四同步”的执行情况；

（五）对各部门档案工作进行检查、考核与评估。

第九条 学校由一名校领导分管档案工作。各单位确定一名负责人分管本部门的档案工作，并根据需要设专职或兼职档案工作人员。

第十条 档案馆是学校档案工作委员会的常设机构，既是学校档案工作的职能部门，又是永久保存和提供利用学校档案的管理机构。全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。

第十一条 档案馆馆长、副馆长由热心档案事业，具有中高级以上专业技术职务，组织管理能力强，身体健康的人员担任。

第十二条 档案馆根据需要，在馆内设立相应的管理和业务工作机构。根据工作实际，在档案数量多、条件成熟的单位设立学校档案馆的分支机构——专业（专门）的档案室，负责本单位的档案工作，业务上接受学校档案馆指导、监督和检查，定期或不定期向档案馆移交本单位的档案。

第十三条 档案馆履行如下职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，规划全校档案工作并组织实施；

（二）遵照上级有关规定，结合学校具体情况，制定并组织实施学校档案工作发展规划和计划。

（三）监督、指导全校档案文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，指导各单位内部档案建设与管理；

（四）负责全校各类档案（含实物档案）的接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作，以及收集、保管与档案有关的各类文件资料，鉴定销毁超过保管期限的档案与资料；

（五）负责编辑档案参考资料，编制各类档案检索工具，开展档案信息咨询服务活动和其他形式的档案信息资源开发、利用；

（六）组织全校专（兼）职档案工作人员的业务培训，参加校内外档案学术和信息交流活动，积极开展档案理论和实践研究，不断提高档案工作人员的业务素质和管理水平；

（七）采取多种形式，经常广泛地开展档案工作宣传教育活动，增强师生的档案意识，推动学校档案工作发展；

（八）协助有关部门做好全校专（兼）职档案人员的考核、奖惩和职称评聘工作；

（九）掌握档案经费的使用，提出预决算，负责档案设备及装具的购置与管理；

（十）推动传统载体档案信息化建设和电子文件、电子档案规范管理；

（十一）对在档案工作中取得突出成绩的单位或个人，向学校提出表彰奖励建议；对违反档案管理要求的单位或个人，向学校提出处理意见。

第十四条 学校专（兼）职档案工作人员应贯彻执行党和国家有关方针、政策以及学校档案工作的规章制度，政治可靠、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力及档案管理、信息管理等相关知识背景，定期参加业务培训；完成本单位各类文件材料立卷归档工作，集中保管本单位档案，并按时向档案馆移交，确保本单位档案完整、准确、系统、安全、保密。

第十五条 学校档案工作人员属专业技术人员，原则上按照学校岗位聘用条件和程序，聘任到相应的专业技术岗位。

第十六条 各单位专（兼）职档案工作人员是学校档案队伍的重要组成部分，应保持相对稳定。专职档案员必须取得档案工作岗位上岗证书，持证上岗。档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

第三章 归档、移交和接收

第十七条 学校档案馆和专业（专门）档案室要建立和完善立卷归档制度，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。各单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门档案工作负责人检查合格后向学校档案馆移交。

第十八条 各单位办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。

第十九条 各类文件材料的归档范围和保管期限，按《武汉纺织大学档案归档范围及保管期限》执行。

第二十条 各单位立卷归档要分工明确，协同配合。全校性、综合性的材料由学校办公室负责立卷归档，其余按职能部门分工负责相应门类档案立卷归档。归档材料涉及多个部门的，由一个主要职能部门统一归口汇总。

第二十一条 学校文件的归档范围：

（一）党政管理类

主要包括学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录、各党政部门的工作计划、总结；学校以及上级机关颁发的与本校有关的人事、行政、党务管理的文件材料等。

（二）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》［（87）教办字 016号］中有关《高等学校教学文件材料归档范围》执行。

（三）科研类

按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》［国档发（1987） 6号］执行。

（四）基本建设类

按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》[国档发（1988）4号]执行。

（五）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（六）产品生产类

主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

（七）出版物类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（八）外事类

主要包括学校有关出席国际学术会议（含在国内举办的）。出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料，授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

（九）财会类

按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》[中华人民共和国财政部 国家档案局 （2015）第79号令]执行。

（十）实物类

主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作的题词、题字等手迹材料；海内外、校内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品；校内各单位获得国家、省、市级各类奖状、锦旗、奖杯等以及其他有保存价值的实物。

以上各类系指归档范围，详细内容见《武汉纺织大学档案归档范围及保管期限》。归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第二十二条 归档时间和手续：

（一）党政类和能按自然年度归档的文件材料在次年六月底以前归档；

（二）各教学院部和能按学年度归档的单位，应在次学年度寒假前归档；

（三）科研类档案应在项目完成后的两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

（四）随时接收上级规定应接收的档案；

（五）接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方必须签名盖章。

第二十三条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各类载体形式的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，集中管理。任何单位和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第二十四条 对于个人在非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠档案的，学校适当予以表彰。

第二十五条 归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子印章按照规定转换为印章图形的，纸质文件不需再行实体签名、实体盖章。

第四章 保护与管理

第二十六条 档案馆集中统一管理全校档案，各专业（专门）档案室要按照国家档案管理标准化、规范化的要求，制定统一的档案实体分类法和各类档案管理办法，编制案卷目录和其他检索工具。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。

第二十七条 学校各类档案按国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》要求，确定档案材料的保管期限。已到期的档案，由档案馆会同学校有关部门共同鉴定。对失去保存价值的档案要造册，经馆长审核并报主管校领导批准后，在指定场所予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十八条 档案馆和专业（专门）档案室要有专人负责对每年进馆档案、馆藏数量及档案利用等情况进行统计，并按照有关规定，向档案行政管理部门和上级主管部门报送学校档案工作基本情况统计报表。

第二十九条 建立健全档案查阅、借阅、安全和保密等有关制度。严格履行查、借、复印的有关手续。档案库房应有专人负责，经常检查，确保档案安全。

第三十条 学校为档案保护提供必要条件。档案馆和各专业（专门）档案室要采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第三十一条 加强对涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，严格执行“涉密不上网，上网不涉密”，保密档案实行专人专柜专库管理，保密档案密级的变更和解密，依照相关法规办理。

第三十二条 学校为档案工作人员配备适当的劳动保护用品，避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。

第五章 利用与开放

第三十三条 档案馆和各专业（专门）档案室要本着“面向学校、服务社会”的宗旨，积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。对凡持有合法证明的单位和个人，在明确利用档案的目的和范围后，可按照相关规定查阅利用属于开放范围的档案。

（一）校内利用者因工作需要查、借阅属开放范围的档案，经档案管理人员同意可以摘录和复制；

（二）要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经档案管理机构负责人同意；利用涉及未公开科研技术信息的档案，须经科研管理部门负责人、课题组负责人或档案形成者同意；

（三）涉密档案一般不允许借阅、复制，如确需借阅、复制，须经校保密委员会办公室或主管校领导批准；

（四）提供社会利用的档案，一般不提供原件使用。如有特殊需要，应当经档案管理机构负责人批准。档案缩微品或复制件载有档案馆印章标记的，具有与原件同等的效力。

（五）境外组织或个人利用档案，按照国家有关规定办理。

第三十四条 我校馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的；

（五）学校重要会议记录。

第三十五条 档案馆和各专业（专门）档案室要设立专门的阅览室，为档案的利用与开放创造良好的外部环境。

第三十六条 档案馆要配备编研力量，加强对档案史料的研究、整理和信息开发。及时编制开放档案目录、全宗介绍、档案馆指南等，积极为利用者服务。

第六章 基础设施

第三十七条 档案馆所需经费，单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各单位应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。

第三十八条 学校充分考虑档案馆馆藏量和档案增长规模，合理安排档案馆用房，分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。档案用房宜集中布置，自成一区。存放声像、照片等特殊载体的档案，要设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。档案库房要具有防火、防盗、防尘、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第三十九条 学校有计划地为档案馆配置复印、录音、录像、照相、扫描、缩微等适应档案现代化管理需要的各项设备，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第七章 奖励与处罚

第四十条 有下列情形之一的，由学校或上级有关部门给予表彰和奖励。

（一）在档案的收集、整理、移交工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保管、保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学理论研究及档案科研工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的；

（六）从事专（兼）职档案工作满十五年的。

第四十一条 有下列行为之一的，由学校档案馆责令限期整改，情节严重的，由学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）将学校工作活动中形成的应归档文件资料据为已有，拒绝移交学校档案馆的，或随意处理造成损失的；

（二）拒不归档，或经常不按期归档的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）损毁、丢失档案的；

（五）擅自传播档案信息，造成档案信息泄密的；

（六）擅自出卖、转让档案的；

（七）拒不接受学校档案馆监督、检查、指导，造成单位档案管理混乱的；

（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案安全事故的。

第八章 附 则

第四十二条 本办法由学校档案馆负责解释。

第四十三条 本办法自公布之日起实施。