第一章  总 则

第一条 为了加强学校档案工作，做好档案的收集、整理、保管、利用，更好地为学校教学、科研和各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定，制定本细则。

第二条 学校档案，是指建校以来我校（包括个人）教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，由学校档案馆集中统一管理。我校档案属国家和学校所有，列入学校国有资产管理范围。

第三条 档案工作是我校的一项重要基础工作，是提高学校工作效率和质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。

第四条 学校应把档案工作纳入自身整体发展规划，列入议事日程，将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，并将档案工作作为工作考核的内容之一。   

    第五条 学校实行部门立卷归档原则，学校档案馆按立卷单位接收档案，各单位(部门)负责本部门形成档案的收集、整理、立卷、归档。

第六条 学校各单位（部门）及个人均应遵守有关档案管理法律法规和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

第二章 领导体制和机构设置

第七条 学校档案工作接受湖北省教育厅、湖北省档案局的指导、监督和检查。

第八条 学校设档案工作委员会，由主管校长和学校主要职能部门负责人、档案馆馆长组成，负责组织协调，研究解决学校档案工作中的重大问题。

第九条 学校由一名校长分管档案工作。二级院（部）、处级单位确定一名负责人分管本单位、本部门的档案工作，并根据需要设专职或兼职档案工作人员。

第十条 校档案馆为处级建制。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。负有对全校档案工作统筹规划，制定制度，统一管理，实行指导、监督与检查的责任。

第十一条 学校档案馆设馆长一名，并视需要设副馆长一至二名。馆长、副馆长人选应由认真执行党的方针、政策，具备档案专业知识，热心档案事业，有中高级以上专业技术职务，有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神，身体健康的人员担任。

第十二条 校档案馆根据需要，在馆内设立相应的管理和业务工作机构。并从方便工作出发，在档案数量多、条件成熟的单位设立校档案馆的分支机构一专业（或专门）档案分室。负责本单位的档案工作，业务上接受校档案馆指导、监督和检查，定期或不定期向档案馆移交本单位的档案。

第十三条 学校档案馆的具体任务是：

（一）宣传和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规，规划全校档案工作并组织实施；

（二）遵照上级有关规定，结合本校具体情况，制订学校档案事业发展规划，建立健全学校各类档案管理的规章制度，并负责监督、指导、监察执行情况；

（三）监督、指导全校档案文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，指导各二级单位内部档案建设与管理；

（四）负责全校各类档案（包括实物档案）的接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作，以及收集、保管与档案有关的各类文件资料，鉴定销毁超过保管期限的档案与资料；

（五）负责编辑档案参考资料，编制各类档案检索工具，开展档案信息咨询服务活动和其他形式的档案信息资源开发、利用；

（六）组织全校专（兼）职档案工作人员的业务培训，参加校内外档案学术和信息交流活动，积极开展档案理论和实践的研究，不断提高档案工作人员的业务素质和管理水平；

（七）采取多种形式，经常广泛地开展档案工作宣传教育活动，增强师生的档案意识，推动学校档案工作发展；

（八）协助有关部门做好全校专（兼）职档案人员的考核、奖惩和职称评聘工作；

（九）承办并管理校史展览馆，积极做好校史展览接待工作；

（十）掌握档案经费的使用，提出预决算，负责档案设备及装具的购置与管理；

（十一）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

第十四条 学校档案工作人员（含兼职档案员）应坚持四项基本原则，认真执行党和国家有关方针、政策以及学校档案工作的规章制度，热爱档案事业，严守国家机密，忠于职守，遵守纪律，具有档案专业知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十五条 学校档案工作人员属专业技术人员，实行专业技术职称聘任制。

第十六条 各单位专兼职档案人员是学校档案队伍的重要组成部分，应保持相对稳定，无特殊情况，一般不得调离。如确要调离，应向接任人办理移交手续后方可离任。专职档案员必须取得湖北省档案工作岗位上岗证书，持证上岗。

第三章 经费、库房和设备

第十七条 学校在编报预算时，要把档案事业所需经费纳入计划，专款专用，由校档案馆统筹安排。各职能部门对本单位所需的档案用具应在切块经费中给予解决。

第十八条 学校应充分考虑档案馆馆藏量和档案增长规模，合理安排档案馆用房，保证办公室、阅览室、库房、机房四室分开。存放声像、照片等特殊载体的档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。档案库房应具有防火、防盗、防尘、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第十九条 学校要有计划地为校档案馆配置必要的设备，以逐步实现档案信息化建设。

第四章 档案管理

第二十条 我校档案馆要按照国家档案管理标准化、规范化的要求，制定统一的档案实体分类法和各类档案管理办法，编制案卷目录和其他检索工具。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。

第二十一条 学校各类档案按其价值将保管期限分为永久、定期(30年、15年、5年)三种。已到期的档案，由校档案馆会同学校有关部门共同鉴定。对失去保存价值的档案要造册，经馆长审核并报主管校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条 学校档案馆应有专人负责对每年进馆档案、馆藏数量及档案利用等情况进行统计，并按照有关规定，向档案行政管理部门和上级主管部门报送学校档案工作基本情况统计报表。

第二十三条 建立健全档案查阅、借阅、安全和保密等有关制度。严格履行查、借、复印的有关手续。库房应有专人负责，经常检查，确保档案安全。

第二十四条 学校档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。学校应为档案保护提供必要条件。

第五章 档案的利用与开放

第二十五条 除少数另有规定外，学校档案馆保存的形成时间满三十年的档案，一般均可向学校和社会开放。

第二十六条 学校档案馆应本着“面向学校、服务社会”的宗旨，对凡持有合法证明的单位和个人，在明确利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案。

       （一）利用档案馆所藏档案信息，要保护档案信息安全。校内利用者因工作需要可查、借阅属开放范围的档案，经档案管理人员同意可以摘录和复制；

（二）要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经档案馆负责人同意；利用涉及未公开科研技术信息的档案，须经科研管理部门负责人、课题组负责人或档案形成者同意；

（三）涉密档案一般不允许借阅、复制，如确需借阅、复制，须经校保密委员会或主管校领导批准；

（四）档案借阅人在档案借出期间负责档案安全，不得遗失，不得擅自扩大档案信息传播范围。如需利用涉及重大问题或带密级档案，须依据不同情况报学校保密委员会或主管校领导批准；

（五）港澳台同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍。外国机关或个人要求利用档案，按国家有关规定办理，国内外利用者要求复制档案，由档案馆负责办理。

第二十七条 我校馆藏档案属下列情况之一者不宜开放；

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第二十八条 学校档案馆应设立专门的阅览室。为档案的利用与开放创造一个良好的外部环境。及时编制开放档案目录、全宗介绍、档案馆指南等，积极为利用者服务。

第二十九条 学校档案馆应配备编研力量，加强对档案史料的研究、整理和信息开发。

第六章 考核、奖励与处罚

第三十条 学校档案馆应建立健全检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对于在档案工作中，作出下列贡献的单位或个人，应由学校给予表彰和奖励。

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十一条 有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）将学校工作活动中形成的应归档文件资料据为已有，或随意处理造成损失的；

      （二）拒不归档，或经常不按期归档的；

      （三）涂改、伪造档案的；

      （四）损毁、丢失档案的；

      （五）擅自传播档案信息，造成档案信息泄密的；

      （六）擅自出卖、转让档案的；

      （七）拒不接受校档案室监督、检查、指导，造成单位档案管理混乱的；

     （八）档案工作人员玩忽职守，造成档案安全事故的。

第七章 附 则

第三十二条 本实施细则由校档案馆负责解释。

第三十三条 本实施细则自公布之日起执行。